Ο υπολογισμός της κατανάλωσης σε πρώτες ύλες για μια περίοδο γίνεται με δύο τρόπους.
Το παραγγελιοληπτικό σύστημα, αν τροφοδοτηθεί με συνταγές και κόστη υλικών, μπορεί να δώσει report με τί πουλήθηκε και το κόστος των υλικών των πωληθέντων — cost of goods sold (COGS). Το νούμερο αυτό είναι το θεωρητικό food cost: το κόστος των υλικών που θα έπρεπε να ξοδευτεί με βάση τις συνταγές και τις πωλήσεις.
Υπονοείται δηλαδή ότι οι συνταγές τηρήθηκαν κατά γράμμα, δεν υπήρχαν αδήλωτα κεράσματα ή καταστροφές, και οι τιμές υλικών ανανεώνονται όποτε υπάρχουν αλλαγές. Υποθέτει μηδενικά λάθη.
Επειδή όμως τα λάθη συμβαίνουν — και σε ένα εστιατόριο η φύση της δουλειάς συχνά δεν επιτρέπει απόλυτη τήρηση διαδικασιών — αυτό το ονομάζουμε θεωρητικό και όχι πραγματικό.
Το πραγματικό food cost είναι το ποσό που όντως ξοδεύτηκε στην πράξη και το βρίσκουμε κάνοντας απογραφή περιόδου.
Βασικές διαφορές
Θεωρητικό (Ideal / Theoretical Cost)
- Υπολογισμός από τις μερίδες και τις συνταγές
- Βασίζεται στις συνολικές πωλήσεις του καταλόγου (sales mix)
- Υποθέτει μηδενικές απώλειες ή λάθη
Πραγματικό (Actual Cost)
- Υπολογισμός από τις πραγματικές μετρήσεις αποθήκης (inventory)
- Περιλαμβάνει όλες τις αγορές της περιόδου
- Δείχνει την αλήθεια του ταμείου και της φύρας
Η διαφορά μεταξύ θεωρητικού και πραγματικού food cost ονομάζεται απόκλιση (variance). Είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα υπάρξει — αρκεί να βρίσκεται σε υγιή πλαίσια 1–2%. Παραπάνω απόκλιση πρέπει να διερευνηθεί.
Αιτίες απόκλισης
- Φύρα και σπατάλη: υπερβολικό πέταμα υλικών ή κακή προετοιμασία
- Λάθος μερίδες: σερβίρισμα μεγαλύτερης ή μικρότερης ποσότητας από τη συνταγή
- Κλοπές ή φθορές: ανεξέλεγκτη πρόσβαση στην αποθήκη
- Δωρεάν κεράσματα: φαγητό που φεύγει εκτός ταμείου
- Λάθη τιμολόγησης: αλλαγές τιμών από προμηθευτές χωρίς ενημέρωση
Τύπος πραγματικού food cost με απογραφή
Κάνοντας απογραφή κάθε μήνα, γνωρίζουμε το κόστος των υλικών στο τέλος του μήνα (τελικό απόθεμα). Αυτό είναι ταυτόχρονα και το αρχικό απόθεμα του επόμενου μήνα. Κατά τη διάρκεια του μήνα κάνουμε αγορές που μεγαλώνουν την αξία των αποθεμάτων.
Πραγματικό food cost = Αρχικό απόθεμα + Αγορές − Τελικό απόθεμα
Food Cost % = Food Cost / Πωλήσεις φαγητού × 100
Με απογραφή περιόδου:
Food Cost % = (Αρχικό Απόθεμα + Αγορές − Τελικό Απόθεμα) / Πωλήσεις Φαγητού × 100
- Αρχικό απόθεμα: αξία υλικών στην αρχή της περιόδου
- Αγορές: όσα υλικά αγοράστηκαν μέσα στην περίοδο
- Τελικό απόθεμα: αξία υλικών που έμειναν στο τέλος
- Πωλήσεις φαγητού: έσοδα από φαγητό στην ίδια περίοδο
Παράδειγμα με απογραφή
Ας πούμε ότι ένα burger bar έχει για μία εβδομάδα:
- Αρχικό απόθεμα: 11.000€
- Αγορές: 7.000€
- Τελικό απόθεμα: 15.000€
- Πωλήσεις φαγητού: 8.000€
Υπολογισμός:
- 11.000 + 7.000 = 18.000€
- 18.000 − 15.000 = 3.000€ κόστος υλικών που χρησιμοποιήθηκαν
- 3.000 / 8.000 × 100 = 37,5%
Το σημαντικό: η απογραφή δείχνει τι πραγματικά καταναλώθηκε, όχι μόνο τι αγοράστηκε. Αν αγοράσεις πολλά υλικά αλλά μείνουν στο ψυγείο, δεν έχουν γίνει ακόμα food cost της περιόδου.
Για το τι θεωρείται καλό ποσοστό, δες το Τι θεωρείται καλό food cost percentage;. Για τις αιτίες ανόδου, δες το Γιατί ανεβαίνει το food cost %;.